Il est facile de définir l’accès des utilisateurs à la plateforme Monotype Fonts. Découvrez comment inviter, désactiver et définir les autorisations d’accès pour les utilisateurs temporaires/réguliers et les équipes.
Qu’est-ce qu’un utilisateur temporaire ?
Un utilisateur temporaire ou invité fait référence à une personne qui est invitée à utiliser la plateforme Monotype Fonts de manière temporaire et dont le compte est automatiquement désactivé à la date d’expiration définie par l’utilisateur administrateur lors de l’invitation.
Qu’est-ce qu’un utilisateur régulier ?
Un utilisateur régulier fait référence à une personne qui peut utiliser la plateforme Monotype Fonts et inviter d’autres utilisateurs.
Comment inviter de nouveaux utilisateurs ?
Ouvrez Gestion > Utilisateurs pour gérer les utilisateurs.
Remarque : vous devez disposer d’un rôle d’administrateur pour pouvoir accéder à l’onglet Gestion.
Pour inviter de nouveaux utilisateurs dans votre entreprise, procédez comme suit :
Cliquez sur Inviter de nouveaux utilisateurs dans le coin supérieur droit de la page Utilisateurs. La fenêtre Inviter de nouveaux utilisateurs s’affiche.
Saisissez l’adresse e-mail du ou des utilisateurs que vous souhaitez inviter. Vous pouvez utiliser une virgule pour séparer chaque adresse e-mail.
Pour inviter un utilisateur temporaire, cochez la case Utilisateur temporaire pour définir la date d’expiration.
Remarque : un utilisateur temporaire fait référence à une personne qui est invitée à utiliser la plateforme de manière temporaire et dont le compte est automatiquement désactivé à la date d’expiration définie par l’utilisateur administrateur lors de l’invitation de l’utilisateur temporaire.
Vous pouvez définir une date d’expiration du compte pour ces utilisateurs afin de désactiver automatiquement leur compte utilisateur une fois le contrat terminé. Cette fonctionnalité simplifie le processus et permet de ne plus avoir à faire une désactivation manuelle.
Pour les utilisateurs réguliers, il n’est pas nécessaire de définir une date d’expiration puisqu’ils sont des utilisateurs permanents.
Attribuez un rôle et une équipe à l’utilisateur, puis cliquez sur Envoyer pour envoyer une invitation. Toutes les demandes d’invitation seront disponibles dans l’onglet Invités.
Pour définir une date d’expiration, cliquez sur l’icône de calendrier située à côté du champ afin d’ouvrir l’élément de sélection de la date.
Attribuez des rôles à vos utilisateurs lorsque vous les inviterez en cliquant sur le menu déroulant. En option, vous pouvez également choisir de pré-attribuer des utilisateurs à une ou plusieurs équipes.
Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur Envoyer pour leur envoyer un lien d’invitation par e-mail.
Les utilisateurs existants déjà créés dans Monotype Fonts peuvent demander à leur administrateur d’ajouter de nouveaux utilisateurs à la plateforme. Chaque demande doit inclure toutes les informations pertinentes puisque les demandes en attente seront évaluées par les administrateurs dans l’onglet Invités.
Remarque : seuls les utilisateurs administrateurs peuvent inviter des utilisateurs de manière temporaire. Les utilisateurs qui invitent d’autres utilisateurs sont considérés comme des utilisateurs réguliers ou permanents par défaut.
Que sont les invitations en attente ?
Les invitations en attente sont des invitations utilisateur qui n’ont pas encore été acceptées. Les invitations sont valables 14 jours, après quoi le lien envoyé à l’adresse e-mail de l’utilisateur invité expire automatiquement.
Évaluez toutes les invitations en attente dans l’onglet Invités de la section Utilisateurs.
Au lieu d’attendre les 14 jours pour que l’invitation soit automatiquement annulée, les administrateurs peuvent également révoquer une invitation envoyée qui n’a pas encore été acceptée par l’utilisateur.
Où puis-je trouver une liste de tous les utilisateurs ?
Vous pouvez trouver une liste de tous les utilisateurs en cliquant sur l’onglet Utilisateurs sur le tableau de bord.
La liste des utilisateurs est disponible en format tabulaire, divisée en colonnes comprenant les informations suivantes :
Utilisateurs : indique les noms, adresses e-mail et photos de profil des utilisateurs
Groupe SSO : dans le cas d’utilisateurs se connectant à Monotype Fonts via l’authentification unique, cette colonne affiche le nom du groupe auquel ils appartiennent (les groupes de Monotype Fonts sont généralement mappés sur ceux définis dans le système d’annuaire actif de votre entreprise, tandis que les utilisateurs non mappés sont automatiquement inclus dans un groupe « par défaut »)
Équipe : le ou les noms des équipes auxquelles appartiennent vos utilisateurs
Rôle : rôle(s) attribué(s) à vos utilisateurs
Dernière date d’activité : date de la dernière connexion de l’utilisateur.
Action : propose l’option de modifier ou désactiver un utilisateur temporaire.
Comment puis-je trouver un utilisateur particulier ?
Vous pouvez effectuer une recherche rapide dans la barre de recherche située en haut de la liste des Utilisateurs afin de trouver un utilisateur particulier dans votre entreprise.
Le bouton + Ajouter des filtres à côté de la barre de recherche utilisateur vous permet de filtrer la liste des utilisateurs selon les rôles d’utilisateurs, les types et les équipes.
Sélectionnez le type d’utilisateur dans le menu déroulant. Les résultats filtrés s’affichent comme indiqué ci-dessous.
Comment modifier un utilisateur ?
L’administrateur peut modifier un utilisateur en cliquant sur l’icône (crayon) de modification dans l’onglet Action à côté de chaque utilisateur.
L’utilisateur administrateur peut effectuer diverses actions, comme mettre à jour la date d’expiration d’un utilisateur temporaire et attribuer un rôle et une équipe à des utilisateurs temporaires/réguliers.
Pour modifier la date d’expiration, cliquez sur l’icône de calendrier et sélectionnez la date dans l’élément de sélection de la date > cliquez sur Enregistrer pour continuer. Les informations saisies sont enregistrées.
Remarque : décochez la case Utilisateur temporaire pour transformer un utilisateur temporaire en utilisateur régulier et vice versa.
Comment révoquer un accès utilisateur ?
Pour révoquer l’accès à la plateforme Monotype Fonts et à toutes les polices synchronisées, un administrateur doit désactiver l’utilisateur. La désactivation est le meilleur moyen de mettre fin à l’accès d’un employé qui ne travaille plus pour l’entreprise. En effet, les comptes désactivés ne peuvent plus accéder à la plateforme Monotype Fonts et à toutes les polices synchronisées. Cela libère également une licence qui peut être réattribuée en cas de besoin.
Les comptes désactivés peuvent être réactivés ultérieurement ou complètement supprimés de la plateforme.
Comment désactiver ou réactiver un utilisateur ?
Pour désactiver un utilisateur, assurez-vous d’être dans l’onglet Actifs dans la section Utilisateurs.
Cliquez sur Désactiver dans la colonne Action du compte utilisateur que vous souhaitez désactiver. Le compte utilisateur sera désactivé et vous pourrez retrouver le compte utilisateur dans l’onglet Inactifs dans la section Utilisateurs.
Pour supprimer un utilisateur temporaire de façon permanente, allez dans l’onglet Inactifs et cliquez sur l’icône de suppression à côté de l’utilisateur dans l’onglet Action.
Remarque : lorsque vous supprimez un utilisateur qui possède des ressources, vous recevrez un message et le système vous demandera à quel utilisateur vous souhaitez transférer ces ressources. Vous pouvez transférer la propriété des ressources d’un utilisateur désactivé à n’importe quel autre utilisateur. Saisissez l’adresse e-mail ou le nom de l’utilisateur et cliquez sur Transférer la propriété et supprimer. Vous pouvez également cliquer sur Continuer sans transférer.
Pour réactiver un utilisateur, accédez à l’onglet Inactifs.
Cliquez sur Activer dans la colonne Action du compte utilisateur que vous souhaitez réactiver. La fenêtre Activer utilisateur s’affiche.
Renseignez tous les champs souhaités et effectuez les mêmes actions que dans les étapes précédentes > cliquez sur Activer. L’invitation sera envoyée à l’administrateur, l’utilisateur apparaîtra ensuite dans l’onglet Invités dans la section Utilisateurs.
Que sont les rôles ?
Les rôles sont des jeux personnalisés d’autorisations pour les utilisateurs et équipes de votre entreprise. Votre compte Monotype Fonts est fourni avec deux rôles préexistants non modifiables : « Administrateur » et « Accès complet ». Vous pouvez créer jusqu’à cinq rôles personnalisés supplémentaires selon les besoins de vos équipes.
Comment créer des rôles ?
Pour créer un rôle personnalisé, cliquez sur + Nouveau rôle utilisateur à côté de l’en-tête Rôles.
Vous pouvez choisir les autorisations associées à chaque rôle que vous créez.
Quelles sont les autorisations que je peux configurer pour mes rôles personnalisés ?
Il existe quatre types d’autorisations que vous pouvez configurer pour vos rôles personnalisés.
Synchronisation des polices
Installer n’importe quelle police ou famille : permet aux utilisateurs de synchroniser n’importe quelle police ou famille depuis l’inventaire à l’aide de l’application Monotype.
Installer n’importe quelle police ou famille à partir d’une liste de polices partagée uniquement : permet aux utilisateurs de synchroniser uniquement les polices et familles incluses dans les listes de polices partagées avec eux à l’aide de l’application Monotype.
Téléchargements de polices
Télécharger des fichiers de polices : offre la possibilité aux utilisateurs de télécharger n’importe quelles polices ou familles depuis l’inventaire.
Télécharger les fichiers de polices à partir de la liste des polices partagées uniquement : permet aux utilisateurs de télécharger uniquement les polices et familles incluses dans les listes de polices partagées avec eux.
Polices Web
Télécharger des SHK de projets de polices Web : permet aux utilisateurs de télécharger des kits autohébergés (SHK) pour les polices Web.
Accès au code d’intégration du projet Web : permet aux utilisateurs de générer des codes d’intégration JavaScript et CSS pour les polices Web.
Organiser et partager
Créer des ressources Ma Bibliothèque : offre aux utilisateurs la possibilité de créer des ressources Ma Bibliothèque.
Partager des ressources : vous permet de préciser si les utilisateurs peuvent partager des ressources avec une autre personne de l’entreprise ou uniquement avec leurs équipes respectives.
Que sont les équipes ?
Les équipes sont des groupes d’utilisateurs définis par des administrateurs. Les administrateurs peuvent utiliser les équipes pour rationaliser l’accès à la bibliothèque et la collaboration, et pour obtenir des informations sur les différents groupes qui travaillent avec les polices de votre organisation.
Comment créer et supprimer une équipe ?
Pour créer une équipe, cliquez sur + Créer nouvelle équipe à côté du titre Équipes.
Dans la boîte de dialogue Nouvelle équipe, saisissez un Nom et une Description (optionnel) pour votre équipe.
Cliquez sur Terminé pour clore la création de votre équipe.
Pour supprimer une équipe, cliquez sur le nom de l’équipe que vous souhaitez supprimer. Dans la boîte de dialogue de l’équipe, cliquez sur le bouton Supprimer équipe dans le coin supérieur droit.
Comment ajouter et supprimer des utilisateurs d’une équipe ?
Pour ajouter des utilisateurs à votre équipe, cliquez sur le nom de l’équipe à laquelle vous souhaitez ajouter des utilisateurs.
Dans la boîte de dialogue de l’équipe, sous Ajouter des utilisateurs à cette équipe, ajoutez des utilisateurs en saisissant leur adresse e-mail ou leur nom et cliquez sur le bouton Ajouter.
Cliquez sur Terminé pour clore l’ajout d’utilisateurs à votre équipe.
Pour supprimer des utilisateurs d’une équipe, cliquez sur le nom de l’équipe dont vous souhaitez supprimer les utilisateurs. Dans la boîte de dialogue de l’équipe, supprimez un utilisateur en cliquant sur l’icône de suppression (représentée par le symbole d’une poubelle) à côté de leur nom.
Vous pouvez également chercher des utilisateurs particuliers en utilisant la barre de recherche située en haut de la boîte de dialogue.
Cliquez sur Terminé pour clore les modifications de votre équipe.