Otorgar permisos de acceso a los usuarios de la plataforma Monotype Fonts es sencillo. Descubre cómo invitar a usuarios y equipos tanto temporales como permanentes, y cómo desactivarlos o definir sus permisos de acceso.
¿Qué es un usuario temporal?
Un usuario temporal es una persona que ha sido invitada a utilizar la plataforma Monotype Fonts de manera temporal, por lo que su cuenta se desactivará automáticamente cuando llegue la fecha de vencimiento establecida por el equipo de administración.
¿Qué es un usuario permanente?
Un usuario permanente es una persona que puede utilizar la plataforma Monotype Fonts e invitar a otros usuarios.
¿Cómo puedo invitar a nuevos usuarios?
Ve a Manage (Gestionar), y selecciona Users (Usuarios) para gestionar usuarios.
Nota: Necesitas permisos de administración de usuarios para acceder a la pestaña Manage (Gestionar).
Sigue los siguientes pasos para invitar a nuevos usuarios a tu empresa:
Primero, haz clic en Invite new users (Invitar a nuevos usuarios) en la esquina superior derecha de la página Users (Usuarios). Verás la pantalla Invite new users (Invitar a nuevos usuarios).
Introduce las direcciones de email de los usuarios a los que te gustaría invitar. Utiliza comas para separar las direcciones de correo electrónico.
Para invitar a un usuario temporal, marca la casilla Temporary user (Usuario temporal) para establecer la fecha de vencimiento.
Nota: Un usuario temporal es una persona que ha sido invitada a utilizar la plataforma de manera temporal, por lo que su cuenta se desactivará automáticamente cuando llegue la fecha de vencimiento establecida por el equipo de administración.
Puedes establecer una fecha de vencimiento para que su cuenta se desactive automáticamente cuando finalice el contrato. Esta función simplifica el proceso de desactivar cuentas y evita tener que hacerlo manualmente.
No es necesario establecer una fecha de vencimiento para los usuarios permanentes.
Asigna un rol y equipo al usuario y haz clic en Send (Enviar) para enviar la invitación. Puedes ver todas las solicitudes enviadas en la pestaña Invited (Invitados).
Para establecer una fecha de vencimiento, haz clic en el icono de calendario junto al campo para abrir el selector de fecha.
Tendrás que asignar un rol a cada usuario mediante la selección de una de las opciones del menú desplegable. También podrás seleccionar de antemano el equipo (o equipos) a los que te gustaría asignar esos usuarios.
Introduce las direcciones de correo electrónico de los usuarios a los que te gustaría invitar y haz clic en Send (Enviar) para enviarles el correo electrónico con el enlace de la invitación.
Los usuarios ya configurados en Monotype Fonts podrán solicitar a sus equipos de administración que añadan nuevos usuarios a la plataforma. Todas las solicitudes deberán incluir toda la información pertinente, ya que el equipo de administración las revisará en la pestaña Invited (Invitados).
Nota: Solo los usuarios con permisos de administración pueden invitar usuarios temporales. Estos se consideran usuarios permanentes o regulares por defecto.
¿Qué son las invitaciones pendientes?
Las invitaciones pendientes son aquellas que aún no se han aceptado. Las invitaciones permanecen activas durante 14 días. Después de este tiempo, el enlace enviado al usuario caducará automáticamente.
Consulta todas las invitaciones pendientes en la pestaña Invited (Invitados) de la sección Users (Usuarios).
En lugar de esperar 14 días a que se cancele la invitación de forma automática, el equipo de administración también puede anular las invitaciones que no se hayan aceptado hasta ese momento.
¿Dónde puedo encontrar una lista de todos los usuarios?
Podrás encontrar una lista de todos los usuarios al hacer clic en la pestaña Users (Usuarios) del panel de control.
La lista de los usuarios se muestra en formato tabular, dividida en columnas con la siguiente información:
Usuarios: muestra el nombre de los usuarios, su direcciones de correo electrónico y su foto de perfil.
Grupo de SSO: en esta columna se muestra el nombre del grupo al que pertenecen los usuarios que inician sesión en Monotype Fonts mediante el inicio de sesión único. Por lo general, los grupos de Monotype Fonts están asignados a los grupos definidos en el sistema de Active Directory de la empresa, mientras que los usuarios sin asignar se incluyen automáticamente en el grupo «por defecto».
Equipo: nombre de los equipos a los que pertenecen los usuarios.
Rol: roles asignados a los usuarios.
Fecha de última actividad: fecha del último inicio de sesión del usuario.
Acción: ofrece la opción de activar, desactivar o eliminar un usuario.
¿Cómo puedo buscar un usuario en concreto?
La barra de búsqueda en la parte superior de la lista Users (Usuarios) te permite buscar rápidamente a cualquier usuario de la empresa.
El botón + Add filters (+ Añadir filtros) junto a la barra de búsqueda de usuarios permite filtrar la lista por roles, tipos y equipos.
Selecciona el tipo de usuario en el menú desplegable. Verás los resultados filtrados como en la siguiente imagen.
¿Cómo puedo editar un usuario?
El equipo de administración puede editar un usuario haciendo clic en el icono de lápiz de la columna «Action» (Acción) junto a cada usuario.
Puede realizar diferentes acciones, como actualizar la fecha de vencimiento de un usuario temporal o asignar un rol y equipo a usuarios temporales o permanentes.
Para editar la fecha de vencimiento, haz clic en el icono de calendario y escoge una nueva en el selector de fecha. Haz clic en Save (Guardar) para continuar. Se guardarán los datos introducidos.
Nota: Si desmarcas la casilla Temporary user (Usuario temporal), conviertes un usuario temporal en uno permanente y viceversa.
¿Cómo puedo anular el acceso de un usuario?
Para retirar el acceso a la plataforma Monotype Fonts y a todas las fuentes sincronizadas, es necesario que alguien con permisos de administración desactive el usuario en cuestión. La desactivación es la mejor forma de revocar el acceso de aquellos empleados que ya no trabajen para la empresa, ya que las cuentas desactivadas no pueden acceder a la plataforma Monotype Fonts ni a las fuentes sincronizadas. De esta forma, también se libera una plaza para poder reasignarla cuando sea necesario.
Las cuentas desactivadas se pueden reactivar más adelante o eliminar por completo de la plataforma.
¿Cómo puedo desactivar o reactivar un usuario?
Para desactivar un usuario, ve a la pestaña Active (Activos) de la sección Users (Usuarios).
Selecciona Deactivate (Desactivar) en la columna Action (Acción) de la cuenta de usuario que desees desactivar. Se desactivará la cuenta y la verás en la pestaña Inactive (Inactivos) en la sección «Usuarios».
Para eliminar por completo un usuario temporal, ve a la pestaña Inactive (Inactivo) y haz clic en el icono de eliminar junto al usuario en la columna Action (Acción).
Haz clic en Deactivate (Desactivar) en la columna Action (Acción) de la cuenta de usuario que desees desactivar.
Nota: Al desactivar un usuario con activos asignados, recibirás una notificación y se te pedirá que transfieras estos recursos a otro usuario. Podrás transferir la propiedad de estos recursos desde el usuario desactivado a cualquier otro usuario. Para ello, introduce el correo electrónico o el nombre del usuario y haz clic en Transfer ownership & deactivate (Transferir propiedad y desactivar). También puedes seleccionar Continue without transferring (Continuar sin transferir).
Para reactivar un usuario, haz clic en la pestaña Inactive (Inactivos).
Selecciona Activate (Activar) en la columna Action (Acción) de la cuenta de usuario que desees reactivar. Verás la pantalla «Activate user» (Activar usuario).
Rellena los campos que te interesen y sigue los mismos pasos anteriores. Después, haz clic en Activate (Activar). El equipo de administración recibirá una invitación, y el usuario aparecerá en la pestaña Invited (Invitados) en la sección Users (Usuarios).
¿Qué son los roles?
Los roles son conjuntos de permisos personalizados que se asignan a los usuarios y equipos de una empresa. Tu cuenta de Monotype Fonts dispone de dos roles predeterminados que no se pueden editar: «Admin» (Administrador) y «Full Access» (Acceso ilimitado). Puedes crear otros cinco roles personalizados adicionales en función de las necesidades de los equipos.
¿Cómo puedo crear un rol?
Para crear un rol personalizado, haz clic en + New User Role (+ Nuevo rol de usuario) junto a la cabecera Roles.
Puedes seleccionar los permisos asociados a cada rol que crees.
¿Qué permisos puedo configurar para mis roles personalizados?
Existen cuatro tipos de permisos que puedes configurar para tus roles personalizados:
Sincronización de fuentes
Instalar cualquier fuente o familia: permite a los usuarios sincronizar cualquier fuente o familia del inventario mediante la aplicación Monotype.
Instalar cualquier fuente o familia solo de una lista compartida: permite a los usuarios sincronizar solo las fuentes y familias incluidas en la lista de fuentes compartidas con ellos mediante la aplicación Monotype.
Descarga de fuentes
Descargar archivos de fuente: permite a los usuarios descargar cualquier fuente o familia del inventario.
Descargar archivos de fuente solo de listas compartidas: permite a los usuarios descargar solo las fuentes y familias incluidas en la lista de fuentes compartidas con ellos.
Fuentes web
Descargar SHK de los proyectos de fuente web: permite a los usuarios descargar kits de autoalojamiento (SHK) de las fuentes web.
Acceder al código de incrustación del proyecto web: permite a los usuarios generar códigos de incrustación JavaScript y CSS para las fuentes web.
Organizar y compartir
Crear recursos de Mi biblioteca: permite a los usuarios crear recursos en Mi biblioteca.
Compartir recursos: permite especificar si los usuarios pueden compartir recursos con cualquier otro usuario de la empresa o solamente con los de sus equipos.
¿Qué son los equipos?
Los equipos son grupos de usuarios definidos por el equipo de administración. Los equipos pueden utilizarse para optimizar el acceso a la biblioteca y la colaboración, así como para obtener información sobre los diferentes grupos que trabajan con las fuentes de la organización.
¿Cómo puedo crear y eliminar un equipo?
Para crear un equipo, haz clic en + Create new team (+ Crear nuevo equipo) junto al título Teams (Equipos).
En el cuadro de diálogo New Team (Nuevo equipo), introduce un nombre en Name (Nombre) y, opcionalmente, una descripción de tu equipo en Description (Descripción).
Haz clic en Done (Hecho) para finalizar la creación de tu equipo.
Para eliminar un equipo, haz clic en el nombre del equipo que desees eliminar y, en el cuadro de diálogo del equipo, haz clic en el botón Delete team (Eliminar equipo), en la esquina superior derecha.
¿Cómo añado usuarios a un equipo y cómo los borro?
Para añadir usuarios a un equipo, haz clic en el nombre del equipo al que te gustaría añadir usuarios.
En el cuadro de diálogo del equipo, debajo de Add users to this team (Añadir usuarios a este equipo), escribe las direcciones de correo electrónico o el nombre de los usuarios que te gustaría añadir y haz clic en el botón Add (Añadir).
Haz clic en Done (Hecho) para finalizar la adición de usuarios a tu equipo.
Para borrar usuarios de un equipo, haz clic en el nombre del equipo del que deseas eliminar los usuarios. En el cuadro de diálogo del equipo, haz clic en el icono de borrar (con forma de papelera) junto al nombre del usuario que te gustaría borrar.
También puedes buscar usuarios concretos con la barra de búsqueda de la parte superior del cuadro de diálogo.
Haz clic en Done (Hecho) para finalizar la edición de tu equipo.