Über die Monotype Fonts-Plattform lässt sich der Benutzerzugriff ganz leicht definieren. Erfahren Sie, wie Sie Benutzer und Teams einladen und deaktivieren sowie Zugriffsrechte für Benutzer und Teams definieren.
Wie lade ich Benutzer ein?
Um neue Benutzer zu Ihrem Unternehmen einzuladen, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Neue Benutzer einladen in der oberen rechten Ecke im Abschnitt Benutzer.
Geben Sie im Dialog Benutzer in Ihr Unternehmen einladen eine Liste der E-Mail-Adressen der Benutzer ein, die Sie einladen möchten. Verwenden Sie ein Komma als Trennzeichen zwischen Adressen..
Nachdem Sie Benutzer eingeladen haben, müssen Sie ihnen die passenden Rollen zuweisen. Klicken Sie hierzu auf das Dropdown-Menü. Optional können Sie die Benutzer auch schon vorab zu einem oder mehreren Teams zuweisen. Nachdem Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer, die Sie einladen möchten, eingegeben haben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Senden, um ihnen eine Einladung via E-Mail zukommen zu lassen.
Alle bereits in Monotype Fonts existierenden Benutzer können ihre jeweiligen Administratoren bitten, neue Benutzer zur Plattform hinzuzufügen. Bei derartigen Anfragen sollten immer alle relevanten Details angegeben werden, da Anfragen von den Administratoren im Bereich Invited geprüft werden.
Bereits in Monotype Fonts existierende Benutzer können ihre jeweiligen Administratoren bitten, neue Benutzer zur Plattform hinzuzufügen. Dabei sollten sie darauf achten, dass alle relevanten Details angegeben werden, da offene Anfragen von Administratoren über die Registerkarte Invited geprüft werden.
Was sind ausstehende Einladungen?
Ausstehende Einladungen sind Einladungen an Benutzer, die noch nicht angenommen wurden. Einladungen sind 14 Tage lang gültig. Danach läuft der Link, der der jeweiligen Person per E-Mail zugesendet wurde, automatisch ab.
Alle ausstehenden Einladungen können im Abschnitt „Users“ auf der Registerkarte Invited geprüft werden.
Einladungen, die gesendet, aber von den jeweiligen Benutzern noch nicht akzeptiert wurden, können von Administratoren widerrufen werden. Es ist hier nicht zwingend erforderlich, 14 Tage abzuwarten, bis die Einladung automatisch abläuft.
Wo finde ich eine Liste aller Benutzer?
Wenn Sie eine Liste aller Benutzer sehen möchten, klicken Sie im Dashboard auf die Registerkarte Benutzer.
Dort finden Sie eine Benutzerliste in tabellarischer Form mit folgenden Spalten:
Benutzer: In diese Spalte sehen Sie – wie der Name vermuten lässt – den Namen, die E-Mail-Adresse und das Profilfoto des jeweiligen Benutzers.
SSO-Gruppe: Bei Benutzern, die sich über Single Sign-on (SSO) bei Monotype Fonts anmelden, wird in dieser Spalte der Name der Gruppe angezeigt, zu der sie gehören. Gruppen in Monotype Fonts werden für gewöhnlich den Gruppen zugeordnet, die im Active-Directory-System Ihres Unternehmens definiert sind. Nicht zugeordnete Benutzer werden als Mitglieder der Gruppe default angezeigt.
Team: Hier finden Sie die Namen der Teams, denen Ihre Benutzer angehören.
Rolle: Hier sehen Sie die Rollen, die Ihren Benutzern zugewiesen sind.
Aktion: In dieser Spalte finden Sie die Optionen zum Aktivieren oder Deaktivieren der Benutzer.
Wie finde ich einen konkreten Benutzer?
Über die Suchleiste oben in der Benutzerliste können Sie eine schnelle Suche nach bestimmten Benutzern in Ihrem Unternehmen durchführen.
Über die Schaltfläche Add filters neben der Benutzer-Suchleiste können Sie die Benutzerliste basierend auf Rollen und Teams filtern.
Wie widerrufe ich den Benutzerzugriff?
Damit sein Zugriff auf die Monotype Fonts-Plattform und auf alle synchronisierten Fonts widerrufen wird, muss ein Benutzer vom Administrator deaktiviert werden. Die Deaktivierung ist der beste Weg, um den Zugriff eines Mitarbeitenden zu widerrufen, der nicht mehr für das Unternehmen tätig ist: Deaktivierte Konten können nicht länger auf die Monotype Fonts-Plattform und alle synchronisierten Fonts zugreifen. Zusätzlich wird durch die Deaktivierung eine Benutzerlizenz frei, die dann bei Bedarf anderweitig vergeben werden kann.
Deaktivierte Konten können später wieder reaktiviert oder auch komplett von der Plattform gelöscht werden.
Wie deaktiviere bzw. reaktiviere ich einen Benutzer?
Um einen Benutzer zu deaktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Aktiv im Abschnitt Benutzer befinden.
Klicken Sie in der Spalte Aktion des Benutzerkontos, das Sie deaktivieren möchten, auf Deaktivieren.
Hinweis: Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren, der über Assets verfügt, erhalten Sie eine Nachricht mit der Anfrage, an welchen Benutzer Sie diese Assets übertragen möchten. Sie können die Eigentumsrechte an den Assets von einem deaktivierten Benutzer auf einen beliebigen Benutzer übertragen. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen des Benutzers ein und klicken Sie auf Eigentumsrechte übertragen und deaktivieren. Sie können auch auf Benutzer ohne Übertragung deaktivieren klicken.
Um einen Benutzer zu reaktivieren, klicken Sie auf die Registerkarte Inaktiv.
Klicken Sie in der Spalte Aktion des Benutzerkontos, das Sie reaktivieren möchten, auf Aktivieren.
Was sind Rollen?
Rollen sind benutzerdefinierte Zugriffsrechte für Benutzer und Teams in Ihrem Unternehmen. Ihr Monotype Fonts-Konto enthält zwei vorkonfigurierte, nicht modifizierbare Rollen: „Admin“ und „Full Access“. Sie können je nach den Bedürfnissen Ihres Teams bis zu fünf zusätzliche benutzerdefinierte Rollen erstellen.
Wie erstelle ich Rollen?
Um benutzerdefinierte Rollen zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche + neben der Überschrift Rollen:
Für jede von Ihnen erstellte Rolle können Sie die Zugriffsrechte selbst festlegen.
Welche Zugriffsrechte stehen für meine benutzerdefinierten Rollen zur Verfügung?
Für Ihre benutzerdefinierten Rollen können Sie fünf Zugriffsrechte konfigurieren:
Font-Synchronisierung.
Beliebige Fonts und Font-Familien installieren: Mit diesem Recht können Benutzer jeden Font und jede Font-Familie aus dem Inventar mithilfe der Monotype-App synchronisieren.
Nur Fonts und Font-Familien aus freigegebener Font-Liste installieren: Mit diesem Recht können Benutzer ausschließlich Fonts und Font-Familien aus Font-Listen synchronisieren, die über die Monotype-App für sie freigegeben wurden.
Font-Downloads.
Font-Dateien herunterladen: Mit diesem Recht können Benutzer alle Fonts und Font-Familien aus dem Inventar herunterladen.
Nur Font-Dateien aus freigegebener Liste herunterladen: Mit diesem Recht können Benutzer ausschließlich Fonts und Font-Familien aus Font-Listen herunterladen, die für sie freigegeben wurden.
Organisieren und freigeben.
Ressourcen unter Meine Bibliothek erstellen: Mit diesem Recht können Benutzer Ressourcen unter Meine Bibliothek erstellen.
Ressourcen freigeben: Mit diesem Recht können Sie angeben, ob Benutzer Ressourcen für alle im Unternehmen oder nur für Personen in ihrem jeweiligen Team freigeben können.
Organize & share.
Create My Library assets: Gives users the ability to create My Library assets.
Share assets: Allows you to specify whether users can share assets with anyone in the company or with their respective teams only.
Was sind Teams?
Teams sind vom Administrator festgelegte Benutzergruppen. Mithilfe von Teams kann der Zugriff auf die Bibliothek und auch die Kollaboration optimiert werden. Zusätzlich können Teams verwendet werden, um Transparenz in Bezug auf die verschiedenen Gruppen zu schaffen, die mit den Fonts Ihrer Organisation arbeiten.
Wie erstelle und wie lösche ich ein Team?
Klicken Sie auf die Schaltfläche + neben der Überschrift Teams, um ein Team zu erstellen.
Geben Sie im Dialog Neues Team einen Namen und optional auch eine Beschreibung für Ihr Team ein.
Klicken Sie abschließend auf Fertig, um Ihr Team zu erstellen.
Um ein Team zu löschen, klicken Sie auf den Namen des Teams, das gelöscht werden soll. Klicken Sie im Team-Dialog auf die Schaltfläche Delete team oben rechts in der Ecke, um das Team zu löschen.
Wie füge ich Benutzer zu einem Team hinzu und wie entferne ich sie aus einem Team?
Um Benutzer zu Ihrem Team hinzuzufügen, klicken Sie auf den Namen des Teams, zu dem Sie Benutzer hinzufügen möchten.
Fügen Sie anschließend im Team-Dialog Benutzer hinzu, indem Sie unter Benutzer zu diesem Team hinzufügen die E-Mail-Adressen und Namen der Benutzer eingeben und auf die Schaltfläche „Add“ klicken.
Klicken Sie abschließend auf Fertig, um die Benutzer zu Ihrem Team hinzuzufügen.
Um Benutzer aus dem Team zu entfernen, klicken Sie auf den Namen eines Teams, aus dem Benutzer entfernt werden sollen. Klicken Sie dann im Team-Dialog auf das Symbol zum Entfernen neben dem Namen des jeweiligen Benutzers, um ihn aus dem Team zu entfernen.
Mithilfe der Suchleiste oben im Dialog können Sie auch nach bestimmten Benutzern suchen.
Klicken Sie abschließend auf Fertig, um die vorgenommenen Änderungen an Ihrem Team zu speichern.